¿Qué coste tiene el uso de documentación en papel?

- CUADROS DE AHORROS POR DOCUMENTO

- En estas estimaciones se supone la no existencia de problemas en la búsqueda de los documentos, cuando en realidad no suele ocurrir así. El coste de buscar un documento mal clasificado puede ser de hasta 120 € y se le añade un 25 % si dichos documentos nunca se encuentran porque están mal archivados. ¿Cuánto cuesta no encontrar nunca un documento? ¿Cuánto tiempo se invierte en buscarlo hasta que se decide que no está? Son preguntas clave que hoy en día se les debe dar repuesta si queremos que la eficiencia sea clave para el resultado contable final de cada empresa.

- En costes económicos, para una persona que maneje en torno a 10 documentos al día, estaríamos hablando de un ahorro de 32 €/persona, ya que se podría invertir este tiempo en tareas administrativas propias de la empresa. A este coste habría que sumarle en coste de archivo de dicha información.

- En términos de horas efectivas de trabajo, se podría estimar en 1 hora diaria el tiempo perdido en cuestiones relacionada con el manejo de documentación en papel.

- La estimación de costes de material de archivo arroja los siguientes datos:

- En los costes anteriores habría que incluir los relativos al envío por correo postal que se estiman en 0,42 € por documento.

- De la tabla de costes de material de archivo, se desprende que el coste en que se incurre cuando se archiva físicamente, es de 2,65 € por factura de una página.

- En relación con los costes de espacio físico a continuación incluimos una tabla donde aparece el precio/m2/alquiler:

Nota: Los datos son estimativos y tienen carácter general, ya que el espacio ocupado por cada página dependerá del contenido de la misma (texto, gráficos, imágenes, etc).