INDEXADO Y APLICACIÓN OCR (RECONOCIMIENTO OPTICO DE CARACTERES)

Los documentos digitalizados por sí solos no son útiles si no se pueden consultar fácilmente. Para ello, en los documentos donde es el texto el que predomina, se puede realizar lo que se conoce como aplicación OCR, generando un documento paralelo que incorpora los caracteres que forman el documento original.

Si el cliente lo demanda, incluso se puede generar un documento editable a modo de procesador de textos. En los casos en donde sean documentos que incorporan gráficos, imágenes, tablas, etc. se realiza un indexado manual de los documentos conforme a los criterios del cliente, de manera que se pueda localizar dichos documentos buscando por alguno de los índices generados individualmente a cada uno.

Este proceso consta de las siguientes fases: 

- RECOGIDA DE DOCUMENTACIÓN: Nosotros le recogemos los documentos en su oficina, realizando inventario de la misma, firmado por ambas partes, donde se define la prestación de servicio a realizar en cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal.

- PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN: En nuestras oficinas, procedemos a la eliminación de grapas, sobres, y cualquier otro tipo de elemento como post its, etc, realizándose también expurgos y clasificación del material, para entregarlo debidamente ordenado según los criterios marcados por el cliente.

- DIGITALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN: obtención de la imagen digital del documento físico mediante escáner digital, según los parámetros exigidos por el cliente, realizando además todos aquellos controles de calidad que sean necesarios para asegurar un resultado final satisfactorio.

- INDEXACIÓN: Los documentos necesitan poder ser identificados de forma sencilla, siendo este uno de los objetivos principales. Para ello, en aquellos documentos donde la aplicación de reconocimiento de caracteres (OCR) sea posible se hace de forma automática, mientras que en caso contrario se hace manualmente un indexado según los criterios acordados con el cliente.

- ENTREGA DE LOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS. Una vez finalizado el trabajo encomendado, se realizará la entrega de la documentación en papel, así como una copia digital de toda la documentación. Esta copia se entregará en el soporte que el cliente estime necesario (cd, dvd, pendrive, etc).